Política de privacidad
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información.
La presente Política documenta la forma en que HOTEL CHICÓ 97 / HOTEL CALLE 97
S.A.S. identificada con NIT. 901.682.825-3, actuando como Responsable de la
información, realiza el Tratamiento de los datos personales de sus funcionarios,
clientes, usuarios/visitantes de sus páginas web, proveedores y contratistas, aliados y
terceros en general.
Con el fin de garantizar la protección de datos personales, incluyendo el derecho
que tienen los Titulares de conocer, actualizar y rectificar la información que repose
en las Bases de Datos, HOTEL CALLE 97 S.A.S. informa que se encuentra domiciliada
en la Carrera 11B No. 97– 03, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con correo
electrónico protecciondedatoschico97@oxohotel.com y número telefónico
(601)7429285.
Esta Política refleja los requerimientos de la legislación colombiana y la
responsabilidad profesional frente a la forma en que HOTEL CALLE 97 S.A.S. recopila,
almacena y utiliza la información personal administrada.
2. Alcance
Esta Política regula todos los procesos organizacionales de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, y busca informar en
general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen
sus datos personales a HOTEL CALLE 97 S.A.S., sobre la Política que le es aplicable a
todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos.
Esta Política se elaboró con base en las disposiciones contenidas en los artículos 15
y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos
reglamentarios compilados en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del
sector Industria, Comercio y Turismo.
3. Marco Jurídico
El siguiente es el marco jurídico que regula el tratamiento de datos personales en la
República de Colombia.
a) Constitución Política de Colombia, artículo 15.
b) Ley 1266 de 2008.
c) Ley 1581 de 2012.
d) Decreto 1727 de 2009.
e) Decreto 2952 de 2010.
f) Decreto 1377 de 2013.
g) Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del sector Comercio,
Industria y Turismo.
h) Decreto 2157 de 2021.
i) Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la
legislación vigente en materia del ejercicio del derecho de Habeas Data y
protección de datos personales.
4. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación
tendrán los siguientes significados:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por HOTEL
CALLE 97 S.A.S. dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política
para el manejo y Tratamiento de Datos Personales de HOTEL CALLE 97 S.A.S., la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se
pretende dar a los datos personales por parte de la compañía.
El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que HOTEL CALLE
97 S.A.S no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público
esta Política;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal Público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible,
y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos,
documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al
registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de
comerciante o de servidor público.
• Dato personal privado: Es el dato que es solo relevante para su titular.
• Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo
de personas.
• Datos personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellosque revelen
el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como losdatos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por símisma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos.
• Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto
de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
• Transferencia: Se presenta cuando el Responsable, ubicado en Colombia,
envía información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera
del país, y que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha
información.
• Transmisión: Se presenta cuando el Responsable del Tratamiento ubicado
dentro o fuera del país, comparte información personal para su Tratamiento
por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.
5. PRINCIPIOS
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es
una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las
demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de
la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que
reglamentan este acceso.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley; Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
HOTEL CALLE 97 S.A.S. realiza el Tratamiento de la información personal con el
principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo a
las finalidades previstas en la Ley que regula su funcionamiento, en esta Política y
en las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la
información.
Para llevar a cabo dichas finalidades, HOTEL CALLE 97 S.A.S. puede recolectar, usar,
compartir y almacenar la información personal de los Titulares.
En todo caso, de ser necesario, al momento de recolección de datos personales
por parte de HOTEL CALLE 97 S.A.S., las finalidades para el Tratamiento específico
serán informadas al Titular de forma previa al otorgamiento de su autorización.
6.1. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS
Es posible que HOTEL CALLE 97 S.A.S. realice el Tratamiento de datos personales de
naturaleza pública sin contar con la autorización previa del Titular, recopilándolos de
registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas.
Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen
el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012
y sus decretos reglamentarios.
6.2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LA ACTIVIDAD DE
ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DE HOTELES
HOTEL CALLE 97 S.A.S. podrá utilizar la información personal con el fin de ofrecer un
servicio adecuado a las necesidades de los hoteles cuya administración y
operación le ha sido confiada, lo anterior dentro del marco contextual de la ley
1581 de 2012 y normas reglamentarias.
6.3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LA ACTIVIDAD
COMERCIAL Y DE MERCADEO:
HOTEL CALLE 97 S.A.S. podrá utilizar la información personal recopilada, así como la
recibida por parte de los hoteles administrados para:
a) Ofrecer a los titulares de la información boletines informativos,
promociones y ofertas especiales, así como para compartirle otros
mensajes de mercadeo tales como encuestas, sorteos y concursos.
b) Almacenarla en las bases de datos físicas y/o digitales de HOTEL CALLE 97
S.A.S.
c) Realizar prospección comercial y análisis de preferencias comerciales.
d) Realizar gestión administrativa.
e) Ofrecimiento de bienes y servicios.
f) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o mantenerlos para dar
cumplimiento a obligaciones legales en materia de archivo de
información.
g) Atender las peticiones, quejas y/o reclamos, así como los requerimientos
de autoridades en ejercicio de sus funciones.
h) Realizar envío por medios digitales, físicos o mensaje de datos
comunicaciones y publicidad de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
Las comunicaciones pueden realizarse a través de correo electrónico, correo físico,
anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de texto (incluso SMS y MMS), y
otros.
Toda esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de
datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se
encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de HOTEL CALLE 97
S.A.S., y su tratamiento se realizará:
i. Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen
a su recolección; y/o
ii. Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii. Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables
y de archivo en cabeza de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
6.4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE CANDIDATOS Y
FUNCIONARIOS
A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos
para el efecto, por medio los cuales se da inicio al proceso de selección y/o se
formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los
candidatos interesados en trabajar en HOTEL CALLE 97 S.A.S., y/o de sus funcionarios.
Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información y es
tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581
de 2012 y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en
las autorizaciones otorgadas, dentro de las que se encontrarán las siguientes:
a) Llevar a cabo procesos de promoción y selección de personal;
b) Verificar los datos relativos al nivel de estudio y experiencia laboral con las
referencias laborales y personales entregadas por el mismo titular de la
información y/o mediante fuentes públicas y/o privadas;
c) Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de
seguridad, visitas domiciliarias, exámenes médicos y demás actividades
dirigidas a validar el perfil del candidato;
d) Llevar a cabo los procesos y las actividades relativas a la contratación y
manejo de relaciones laborales;
e) Capacitar a los funcionarios;
f) Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya
lugar;
g) Cumplir con las obligaciones legales en materia de afiliaciones al sistema de
seguridad social, contables y archivo de información;
h) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de
estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.
Esta información será almacenada de forma física y/o digital en la(s) base(s) de datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran
dentro del inventario de bases de datos interno de HOTEL CALLE 97 S.A.S., y su
tratamiento se realizará:
i. Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen
a su recolección; y/o
ii. Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
iii. Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y
de archivo en cabeza de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
6.5. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos
para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y
contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que
prestan sus servicios a HOTEL CALLE 97 S.A.S.
HOTEL CALLE 97 S.A.S. utiliza la información personal recopilada particularmente de
sus contratistas con el fin realizar actividades relacionadas con los procesos de
gestión humana y nómina, gestión de control de sus actividades diarias dentro de la
compañía, así como cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de
registro.
Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o sus
representantes legales, y es tratada conforme la presente Política dentro del marco
contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades
consagradas en las autorizaciones otorgadas.
En caso de que los datos de proveedores y contratistas correspondan a personas
jurídicas, no obstante, estos no son considerados como datos personales bajo la
legislación nacional, serán tratados por HOTEL CALLE 97 S.A.S. bajo todas las medidas
de seguridad y confidencialidad.
Los proveedores y contratistas al autorizar por cualquier medio el uso de su
información, aceptan que HOTEL CALLE 97 S.A.S. utilice, conserve, transfiera,
recolecte, almacene y utilice su información con el objeto de:
a) Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y
evaluación de proveedores;
b) Ingresar su información a la base de datos de proveedores de HOTEL CALLE 97
S.A.S.;
c) Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación
comercial, y/o de mantener una relación vigente;
d) Verificar la información suministrada por los proveedores y contratistas,
potenciales y/o contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o
públicas, y demás listas que se considere pertinente para comprobar su
idoneidad;
e) Ejecutar y/o dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.
f) Cumplir las obligaciones legales en materia contable y de archivo de
información.
g) Entregar información a entidades gubernamentales o judiciales que la
requieran.
h) Dar soporte en procesos de auditoría externa e interna.
i) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de
estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.
Esta información será almacenada de forma física y/o digital en la(s) base(s) de datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran
dentro del inventario de bases de datos interno de HOTEL CALLE 97 S.A.S., y su
tratamiento se realizará:
a) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen
a su recolección; y/o
b) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
c) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y
de archivo en cabeza de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
6.6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EN LAS ACTIVIDADES DE
ATENCIÓN AL CLIENTE
Para el proceso de Servicio al Cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos
HOTEL CALLE 97 S.A.S. recolecta y almacena información personal de sus clientes /
clientes potenciales y terceros en general.
La información recibida por la compañía es entregada por los titulares de la
información y será tratada conforme a la presente política, dentro del marco
contextual de ley 1581 de 2012 y de la ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho
fundamental de petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades
consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información, siendo
estas las siguientes:
a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo
b) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones
c) Generar reportes semestrales en atención a las obligaciones legales que
deben ser cumplidas por HOTEL CALLE 97 S.A.S.
d) Conservarla para fines estadísticos, históricos o de control
Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los
fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.
6.7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:
HOTEL CALLE 97 S.A.S., en el normal desarrollo de sus operaciones, no realiza el
Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo
(como lo es el tratamiento de incapacidades médicas de sus funcionarios y
contratistas), contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber
informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos
sensibles. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos
sensibles. iii) Los datos sensibles objeto de tratamiento. iv) El tratamiento y las
finalidades del mismo.
Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los
fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el
almacenamiento de dichos datos se mantenga, bajo el entendido que HOTEL CALLE
97 S.A.S. no podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales
sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad
correspondiente.
6.8. TRATAMIENTO DE IMÁGENES FOTOGRÁFICAS O DE VIDEO
HOTEL CALLE 97 S.A.S. como parte de sus actividades de bienestar y marketing realiza
la toma de fotografías y/o de videos de sus funcionarios y/o clientes.
Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa del titular de la
información, o del representante legal en caso que el titular sea menor de edad, para
que recopile, use, almacene en sus bases de datos físicas y/o digitales, y en general
realice el tratamiento de mi imagen fotográfica y/o de video, con el fin de:
a. Utilizarla en campañas comerciales y/o publicaciones, redes sociales,
boletines, comunicaciones internas o externas, medios de comunicación,
obras fotográficas, audiovisuales o piezas publicitarias, o a través de cualquier
otro medio conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e
institucionales, tanto en medios impresos como digitales.
b. Reproducirla por diversos medios internos o externos, físicos o digitales.
c. Compartirla con terceros proveedores o aliados, ubicados dentro o fuera del
territorio colombiano, con el fin de dar cumplimiento a las finalidades
mencionadas en los puntos anteriores.
d. Atender peticiones, quejas y/o reclamos; así como requerimientos de
autoridades en ejercicio de sus funciones.
e. Almacenarla para fines de control e históricos
Se entiende por “imagen” la figura total, fisionomía del cuerpo y/o cara y/ o cualquier
otra característica física que permita establecer mi identidad.
Estas imágenes serán almacenadas en la(s) base(s) de datos generada(s) para los
fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control de
actividades efectuadas se mantenga.
6.9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES.
HOTEL CALLE 97 S.A.S. normalmente no captura o trata datos de menores de edad.
Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento con las normas de
protección de datos personales vigentes en Colombia, dispondrá de todas las
garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de
expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.
De esta forma, en caso que se deba obtener información que verse sobre niños o
niñas menores de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente
de dicho menor de edad será facultativo.
HOTEL CALLE 97 S.A.S. se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las
autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la
integridad de un menor de edad.
Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los
fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las
finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan.
6.10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES USUARIOS PÁGINA WEB
HOTEL CALLE 97 S.A.S. recolecta mediante los canales de contacto dispuestos en su
página web www.oxohotel.com datos personales de quienes se encuentran
interesados en establecer un contacto con HOTEL CALLE 97 S.A.S. Estos canales se
encuentran compuestos de un formulario de registro y recopilación de datos
personales, así como de un checkbox de autorización mediante el cual los titulares
de la información entregan a HOTEL CALLE 97 S.A.S. su consentimiento para que sus
datos personales sean tratados.
Estos datos serán revelados al titular de la información, a terceros contando con la
expresa autorización del titular para el efecto, o cuando una Autoridad Competente
los solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos estos datos personales son:
a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo incluido en el mensaje del formulario
de contacto web;
b) Enviar información de HOTEL CALLE 97 S.A.S., de empresas aliadas, o la que sea
considerada de su interés, con fines comerciales y de mercadeo, vía correo
electrónico, mensajes de texto (SMS), herramientas de mensajería instantánea
o telefónicamente al teléfono de contacto suministrado.
c) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
d) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con
obligaciones legales en lo que a conservación de información y documentos
se refiere.
e) Realizar encuestas de conocimiento y satisfacción del servicio prestado.
Esta información será almacenada de forma digital en la(s) base(s) de datos
generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran
dentro del inventario de bases de datos interno de HOTEL CALLE 97 S.A.S., y su
tratamiento se realizará:
a) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron
origen a su recolección; y/o
b) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación entre el/los titulares de
la información y HOTEL CALLE 97 S.A.S.; y/o
c) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales en
cabeza de HOTEL CALLE 97 S.A.S. que dieron origen a la recopilación,
almacenamiento y tratamiento de estos datos personales; entre otros, en
materia contable, tributaria, comercial y/o de archivo de información.
6.11. TRATAMIENTO POR PARTE DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
HOTEL CALLE 97 S.A.S. en ejercicio de su objeto social puede apoyarse en terceros
que colaboran con el desarrollo de sus actividades, y en esa medida los instruirá para
que la recolección y tratamiento de la información personal, cualquiera que esta
sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes y cuente con
todas las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su
naturaleza.
Sin embargo en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de esos
terceros la obligación no será asumida por la compañía, quien actúa como un
tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el
convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para
tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada y
mantienen los datos sobre los que actúa como Encargado del tratamiento bajo
especiales medidas de seguridad y confidencialidad, de acuerdo con las directrices
legales y contractuales.
6.12. INFORMACIÓN DE TERCEROS.
La información recibida por HOTEL CALLE 97 S.A.S. a través de fuentes como, hoteles
administrados, aliados comerciales y terceros en general será recolectada teniendo
en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así
mismo, el uso dado a esta información estará dentro de las finalidades autorizadas
por sus titulares y la actividad propia de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
Si el tercero proporciona a THE BLOCK o sus proveedores de servicios, información
personal relativa a otras personas, ese tercero declara que tiene la autoridad de
hacerlo y permite utilizar la información de conformidad con esta Política de
Privacidad.
Por otra parte, la página de internet, mensajes o documentos de HOTEL CALLE 97
S.A.S. puede contener información o enlaces a sitios de terceros. En tal caso HOTEL
CALLE 97 S.A.S. no será garante por la recopilación, el uso, el mantenimiento, la
distribución ni la divulgación de datos e información por parte de dichos terceros. Si
el titular proporciona información en sitios de terceros y utiliza dichos sitios, se
aplicarán la política de privacidad y los términos de uso de dichos sitios.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
En cada caso de recolección de información personal por parte de HOTEL CALLE 97
S.A.S., las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la
información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas
las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:
● Proporcionar servicios como operador hotelero;
● Actividades de mercadeo y publicidad incluyendo ofertas promocionales,
encuestas periódicas de satisfacción del cliente, de investigación de
mercado, actividades de prospección comercial y creación de perfiles de
clientes;
● Envío de información acerca de los productos, servicios, promociones,
eventos, premios, alianzas y ofertas, de los hoteles que son operados por HOTEL
CALLE 97 S.A.S.
● Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación
contractual con funcionarios, colaboradores o contratistas que HOTEL CALLE
97 S.A.S. pueda tener con los titulares de datos personales;
● Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida,
verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de pruebas
sicotécnicas y de conocimiento;
● Actividades laborales y de bienestar social con los colaboradores;
● Atención y trámite a peticiones, quejas, consultas y reclamos formuladas por
clientes actuales o potenciales;
● Actividades como la gestión contable y financiera en cuanto a los
proveedores titulares de información.
En ningún caso HOTEL CALLE 97 S.A.S. enajenará o entregará esta información a un
tercero, diferente a:
● Hoteles operados que la requieran para el adecuado desarrollo de sus
actividades;
● Prestadores de servicios hoteleros por cuenta de HOTEL CALLE 97 S.A.S
● Prestadores de servicios a favor de HOTEL CALLE 97 S.A.S.
Es de anotar que la información no será compartida con estos terceros a menos que
resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto
con fundamento en contratos o acuerdos de administración hotelera, transmisión o
transferencia de los datos. HOTEL CALLE 97 S.A.S. podrá realizar análisis estadísticos,
históricos y de mercadeo, con base en los datos personales tratados, en tal caso
podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información
personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
8. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
HOTEL CALLE 97 S.A.S. como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con las
siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley
1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto
en la ley;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas
y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular
de la información tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOTEL CALLE 97
S.A.S. como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o
no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOTEL CALLE 97 S.A.S. salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c. Ser informado por HOTEL CALLE 97 S.A.S., como Responsable del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia
de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, HOTEL
CALLE 97 S.A.S. como Responsable del Tratamiento ha incurrido en conductas
contrarias a ley y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
El Titular puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos
Personales y revocar el consentimiento otorgado a HOTEL CALLE 97 S.A.S. para el
tratamiento de sus Datos Personales comunicándose al correo electrónico
protecciondedatoschico97@oxohotel.com siendo el Oficial de Privacidad interno el
encargado de dar respuesta.
10. ÁREA RESPONSABLE PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
DEL DATO PERSONAL
El área administrativa de HOTEL CALLE 97 S.A.S. será la responsable de atender las
peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los
derechos contemplados en el numeral 9 de la presente política. Para tales efectos,
el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición,
queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m. al correo electrónico
protecciondedatoschico97@oxohotel.com o llamar a la línea telefónica de atención,
al número telefónico (601)7429285 o radicarla en la siguiente dirección: Carrera 11B
No. 97 – 03, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
11. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
HOTEL CALLE 97 S.A.S. a través del Oficial de Privacidad, atenderá todas las
peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas
con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir
sus datos personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las
consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se
atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
Si los Titulares o sus causahabientes consideran que la información contenida en una
base de datos de HOTEL CALLE 97 S.A.S. está sujeta a corrección, actualización o
eliminación, o si considera que la compañía no está cumpliendo con sus obligaciones
establecidas en la Ley 1581 de 2012, los Titulares podrán presentar un reclamo dirigido
al Oficial de Privacidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del
Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo,
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará de la situación al interesado.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
12. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales
por parte de HOTEL CALLE 97 S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso
e informado del titular de los mismos.
12.1. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de
datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o
doble clic, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
12.2. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
HOTEL CALLE 97 S.A.S. utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e
implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener
registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la
autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los
mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o
repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros
contratados para tal fin.
12.3. CASOS EN LOS CUALES NO ES REQUERIDA LA AUTORIZACIÓN.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una
autorización previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones
contenidas en la ley.
13. BASES DE DATOS
HOTEL CALLE 97 S.A.S. almacena los datos personales que recopila para las
finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases
de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un
inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad
Demostrada.
En caso de ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de
Industria y Comercio, HOTEL CALLE 97 S.A.S. realizará el registro de las bases de datos
sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional
de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que
sean requeridos.
Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán
disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron
recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento
informado en el aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los titulares de la
forma que se menciona a continuación.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente en
materia de privacidad y protección de datos personales, HOTEL CALLE 97 S.A.S.
adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
De manera especial, todos los empleados, contratistas y Encargados de HOTEL CALLE
97 S.A.S. que intervengan en la utilización de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos, están obligados en todo tiempo a garantizar la reserva de la
información.
15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES
En el evento en que HOTEL CALLE 97 S.A.S., realice la Transferencia o Transmisión
internacional de Datos Personales, además de contar con la autorización expresa e
inequívoca por parte del Titular, se asegurará de suscribir un contrato o acuerdo con
el Responsable o Encargado del Tratamiento que se encuentre fuera del territorio
nacional, y que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos, proporcione
los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con la lista de países
considerados como puertos seguros establecida por la Superintendencia de Industria
y Comercio en su Circular Única.
16. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA
Esta Política es de uso exclusivo de HOTEL CALLE 97 S.A.S., por tanto, está prohibida su
copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de
seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación
amparada por la legislación nacional e internacional.
17. NORMATIVIDAD VIGENTE
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley
1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las
modifiquen.
18. FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política entra en vigencia a partir del mes de julio de 2022. Los datos
personales tratados por EL RESPONSABLE permanecerán en su base de datos hasta
que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.
19. MODIFICACIONES
La presente Política podrá ser modificada por parte de HOTEL CALLE 97 S.A.S. de
conformidad con el Decreto 1377 de 2013.
Cualquier cambio sustancial, se comunicará oportunamente a los Titulares de los
Datos personales de una manera eficiente, a más tardar al momento en que sea
implementada la nueva política.